Microsoft Outlook on erittäin suosittu sähköpostisovellus, jota käyttää miljoonia ihmisiä ympäri maailmaa. Niin luotettava kuin se onkin, sähköpostiviestit voivat kadota vahingossa tapahtuvan poiston seurauksena. Mitä tapahtuu, kun tärkeä sähköposti katoaa postilaatikostasi?
Onneksi on olemassa muutamia vaihtoehtoja kadonneiden sähköpostien palauttamiseen. Tässä artikkelissa opastamme sinua läpi niiden menetelmien, joita voit käyttää Outlook-sähköpostien palauttamiseen. Näytämme myös joitakin tapoja, joilla voit suojata sähköpostisi tahattomalta poistamiselta tulevaisuudessa.
Sisällysluettelo
5 tapaa palauttaa poistetut sähköpostit Outlookissa
Kun kyseessä on Outlook-sähköpostin palauttaminen, jokainen tapaus on erilainen. Siksi olemme sisällyttäneet alla olevan taulukon, jota voit käyttää hypätäksesi suoraan osioon, joka parhaiten kuvaa tilannettasi.
| Palautustapaus | Ratkaisu |
| Olen juuri poistanut sähköpostin manuaalisesti | Palauta poisto näppäinkomennolla Palauta Poistetuista kohteista |
| Olen poistanut muutamia sähköposteja, jotka tarvitsen palauttaa | Palauta tiettyjä sähköposteja varmuuskopiosta Palauta Poistetuista kohteista |
| Poistin vahingossa Outlook-varmuuskopioni | Palauta poistettu Outlook-varmuuskopio |
| Olen poistanut paljon sähköpostejani ja minun on palautettava koko postilaatikkoni. | Palauta koko varmuuskopio |
| Minun on palautettava poistettu sähköposti, mutta tyhjensin Poistetut kohteet -kansion | Palauta poistetut kohteet palvelimelta Arkistokansiot Tiettyjen sähköpostien palauttaminen varmuuskopiosta |
Menetelmä 1: Kumoa poisto näppäimistön pikakomennolla
Painaessasi Painamalla näppäimistölläsi CTRL + Z voit kumota viimeksi tekemäsi toiminnon. Vaihtoehtoisesti voit klikata kumoa-nappia ikkunan ylävasemmalla kulmassa. Esimerkiksi, kun poistat sähköpostin, se siirtyy automaattisesti Poistetut kohteet -kansioosi. Kun painat CTRL + Z näppäimistölläsi, kyseinen sähköposti palautetaan alkuperäiseen sijaintiinsa. Tätä toimintoa voidaan käyttää suurimman osan toimintojen, kuten sähköpostin siirtämisen toiseen kansioon tai virheen korjaamisen sähköpostissa, kumoamiseen. Se on yksi helpoimmista tavoista palauttaa poistettuja kohteita Outlookissa.
Pidä mielessä, että tämä kumoaa ainoastaan viimeisimmän toimintosi. Esimerkiksi, jos poistaisit kaksi sähköpostia peräkkäin, painamalla CTRL + palautetaan ainoastaan viimeksi poistettu sähköposti. Ensimmäinen sähköposti säilyy edelleen Poistetut kohteet -kansiossa.
Menetelmä 2: Palauta Poistetuista kohteista
Kun sähköposti poistetaan Outlookissa, se siirtyy ensin Poistetut kohteet – tai Roskakori-kansioon (riippuen Outlook-versiostasi). Outlook.com-käyttäjille kaikki poistetut sähköpostit poistetaan pysyvästi 30 päivän kuluttua. Vastaavasti roskapostikansiossa olevat sähköpostit pysyvät siellä 10 päivää ennen poistamistaan. Outlook for Desktop -käyttäjille se säilyy tässä, kunnes kansio tyhjennetään manuaalisesti tai automaattisesti postilaatikon asetusten perusteella.
Huomio: Seuraavat ohjeet toimivat Outlook.comissa ja Outlookin työpöytäversiossa.
Näin palautat poistetut sähköpostit Poistetut kohteet tai Roskakori-kansiosta:
- Avaa Outlook tietokoneellasi.
- Napsauta vasemmassa ruudussa Poistetut kohteet -kansiota.
- Valitse, mitkä sähköpostit haluat palauttaa. Valitaksesi useita pidä CTRL-näppäintä alas ja napsauta jokaista sähköpostia. Napsauta hiiren kakkospainikkeella, vie osoitin Siirrä-tekstin päälle ja valitse, mihin haluat sähköpostit palauttaa.
Menetelmä 3: Palauta poistetut kohteet palvelimelta
Recoverable Items -kansio on piilotettu kansio, joka sisältää sähköposteja, jotka on poistettu Poistetut kohteet -kansiosta, sekä kohteita, jotka on poistettu pysyvästi käyttäen Shift + Poista. Se antaa sinulle toisen mahdollisuuden palauttaa sähköpostisi, jos olet tyhjentänyt Poistetut kohteet -kansion. Tämä toimii vain Outlook 2007:n ja sitä uudempien pöytäversioiden kanssa.
Jos sinulla on Roskakori-kansio Poistetut kohteet-kansion sijaan, tilisi tyyppi ei tue tätä palautustapaa.
- Avaa Outlook tietokoneellasi ja varmista, että olet yhteydessä sähköpostipalvelimeesi.
- Napsauta Koti-välilehteä ja sitten Palauta poistetut kohteet palvelimelta.
- Siirry Kansio-välilehteen ja napsauta Palauta poistetut kohteet.
- Valitse sähköposti, jonka haluat palauttaa. Jos haluat valita useita, pidä CTRL painettuna samalla kun napsautat kutakin. Kun olet valmis, varmista, että Palauta valitut kohteet -radiopainike on valittuna ja paina OK.
- Tiedosto palautetaan alkuperäiseen sijaintiinsa. Kuitenkin varmistaaksesi, käytä Outlookin tarjoamaa hakutoimintoa vahvistukseen. Tämä sama hakutoiminto on hyödyllinen yrittäessäsi löytää poistetun sähköpostin Outlookissa.
Jos et löydä etsimiäsi sähköposteja Palautettavat kohteet -listasta, voit ottaa yhteyttä yrityksesi ylläpitäjään, joka saattaa pystyä palauttamaan ne varmuuskopiosta tai eDiscovery Centerin kautta.
Menetelmä 4: Palauta varmuuskopiosta
Outlook mahdollistaa sähköpostiesi viennin Outlookin datatiedostoon (PST). Tämä mahdollistaa tilan vapauttamisen sähköpostilaatikossasi ilman, että sinun tarvitsee pysyvästi poistaa sähköposteja, joista haluat säilyttää kirjaa.
Jos loit Outlook-varmuuskopion tai sinulla on AutoArkistoi-ominaisuus käytössä, sinulla on muutamia muita vaihtoehtoja Outlook-kohteiden palauttamiseen.
Arkistokansiot
Ensin kokeillaan palauttaa poistetut sähköpostisi Arkisto-kansiosta. Office 365 -versio Outlookista sisältää Automatische Arkistoinnin ominaisuuden. AutoArkistointi, kun se on käytössä, arkistoi säännöllisesti sisäänkirjoituskansion tai kansiot. Se voidaan konfiguroida lähettämään vanhat sähköpostit oletusarkistokansioon tai se voi siirtää ne PST-tiedostoon vapauttaakseen tilaa sisäänkirjoituskansiostasi. Näytämme myöhemmin artikkelissa, kuinka voit palauttaa sähköposteja PST-tiedostosta.
Arkisto-kansio on saatavilla Outlook 2007:ssä ja uudemmissa. Käytä näitä vaiheita vanhojen sähköpostien noutamiseen Outlookista oletusarvoisesta Arkisto-kansiosta:
- Avaa Outlook.
- Valitse vasemmalla olevasta paneelista Arkisto.
- Valitse mitkä kohteet haluat palauttaa ja napsauta sitten Siirrä ja valitse kansio.
Koko varmuuskopion palauttaminen
Jos et löydä etsimääsi Arkisto-kansiosta, voit palauttaa Outlook-varmuuskopiosi manuaalisesti ja löytää sähköpostit sieltä.
Huomio: Jos etsit vain joitakin tiettyjä sähköposteja, kokeile seuraavaa menetelmää.
Noudata näitä ohjeita palauttaaksesi poistetut sähköpostit Outlook-varmuuskopiosta.
- Napsauta Tiedosto-välilehteä.
- Napsauta Avaa & Vie.
- Napsauta Tuo/Vie.
- Jätä valinta Tuo toisesta ohjelmasta tai tiedostosta valittuna ja napsauta Seuraava.
- Valitse Outlook-tiedostot (.pst) ja napsauta Seuraava.
- Napsauta Selaa ja valitse PST-varmuuskopiotiedostosi. Asetukset-kohdan alta valitse, miten haluat käsitellä mahdolliset kaksoiskappaleet. Napsauta Seuraava.
- Syötä salasanasi ja napsauta OK.
- Valitse minne haluat tuotavien tiedostojen menevän ja napsauta sitten Valmis.
Tiettyjen sähköpostien palauttaminen varmuuskopiosta
Koko varmuuskopion palauttaminen voi olla vaivalloista, jos tarvitsee palauttaa vain muutaman sähköpostin. Noudata näitä ohjeita palauttaaksesi vain merkityt sähköpostit:
- Napsauta Tiedosto, sitten Avaa & Vie.
- Napsauta Avaa Outlookin datatiedosto. Valitse, mistä varmuuskopiotiedostosta haluat palauttaa sähköposteja.
- Laajenna Outlookin datatiedosto -osio vasemmassa paneelissa. Tässä näet kaikki varmuuskopiotiedostosi. Vedä ja pudota ne suoraan postikansioihisi palauttaaksesi kohteen.
Menetelmä 5: eDiscovery
Tämä menetelmä toimii vain Office 365 Enterprise -tilauksen käyttäjille. eDiscovery on Microsoftin työkalu, jota käytetään oikeustapauksissa todisteena käytettävien tietojen etsimiseen. Se toimii myös palautusratkaisuna, koska se osaa palauttaa pysyvästi poistetut sähköpostit Outlookissa. Huomioi, että tämän voi suorittaa vain IT-hallinnoijat, jotka kuuluvat eDiscovery Manager -rooliryhmään Microsoft 365 -yhteensopivuuskeskuksessa.
Katso viralliset Microsoft-ohjeet Content searchin suorittamiseen Microsoft 365 compliance centerissä ja Content search -raportin viemiseen.
Kuinka palauttaa poistettu Outlook-varmuuskopio
Outlook-varmuuskopion ylläpitäminen on ehdottomasti paras tapa varmistaa, että voit nopeasti palauttaa poistetut sähköpostit, jos ne koskaan katoavat. Ne eivät kuitenkaan ole immuuneja sille, että ne itse katoavat. Tietojen menetyksen, kuten laitteiston vian tai virushyökkäyksen sattuessa, PST-tiedostosi saattaa kadota tai poistua.
Tällaisissa tapauksissa sinun on käytettävä tietojen palautustyökalua. Tällaisiin tehtäviin suosimme käyttävän Disk Drill -sovellusta tiedoston palauttamiseen. Se on Windows 11:lle suunnattu tietojen palautustyökalu, jota monet suosivat, sillä se on erityisen tehokas suuren määrän tiedostotyyppien palauttamisessa PST-tiedostojen lisäksi. Lisäksi se on superhelppokäyttöinen, joten jopa aloittelijat voivat palauttaa kadonneen PST-varmuuskopionsa hetkessä.
Noudata näitä vaiheita palauttaaksesi Outlook-varmuuskopiosi Disk Drill -ohjelman avulla:
- Lataa ja asenna Disk Drill. Avaa se.
- Valitse levy, jolla Outlook-tiedosto sijaitsi (tämä on tyypillisesti C:-asema) ja napsauta Etsi kadonneita tietoja. Skannaus alkaa.
- Kun skannaus on päättynyt, napsauta Tarkastele löydettyjä kohteita.
- Etsi ja merkitse PST-tiedostosi. Oletuksena se sijaitsee kohteessa C:\Users\USERNAME\Documents\Outlook Files. Voit käyttää myös hakuruutua oikeassa yläkulmassa. Napsauta Palauta, kun olet valmis.
- Valitse toipumista varten erillinen fyysinen osio ja napsauta Seuraava.
Kun PST-tiedosto on palautettu, voit käyttää sitä palauttaaksesi sähköpostit takaisin postilaatikkoosi. Seuraavassa osiossa käymme läpi, miten voit palauttaa Outlook-sähköpostit PST-varmuuskopiotiedostostasi.
Kuinka suojata Outlook-sähköpostit poistolta
Epäilemättä paras tapa suojata Outlook-sähköpostisi on varmuuskopioida ne. Varmuuskopion olemassaolo, jonka voit palauttaa, tekee palautusprosessista helpon ja varman. Katsotaanpa muutamia tehokkaita menetelmiä sähköpostiesi varmuuskopioimiseksi.
Automaattinen uudelleenohjaus
Automaattinen edelleenlähetys tarkoittaa toisen sähköpostiosoitteen asettamista sellaiseksi, että kaikki saapuva posti siirretään siihen. Se on käytettävissä kaikissa Outlookin versioissa. Kun sähköposti saapuu pääpostilaatikkoosi, kopio lähetetään välittömästi toiseen sähköpostiosoitteeseen varmuuskopiona. Jos sähköposti poistetaan, voit yksinkertaisesti palauttaa varmuuskopion toisesta sähköpostiosoitteesta.
Tarvitset toissijaisen sähköpostiosoitteen. Lisäksi yrityksesi täytyy sallia automaattinen edelleenlähetys heidän roskapostikäytäntöjensä mukaisesti, muuten lähetetyt sähköpostiviestit hylätään vastaanottavassa palvelimessa.
Aktiivoidaksesi kaikkien sähköpostien automaattisen edelleenlähetyksen toiseen sähköpostiosoitteeseesi, noudata näitä ohjeita.
- Napsauta Tiedosto.
- Napsauta Hallitse sääntöjä & hälytyksiä.
- Napsauta Uusi sääntö.
- Valitse Sovella sääntöä viesteihin, jotka vastaanotan. Napsauta Seuraava.
- Napsauta Seuraava.
- Valitse välitä se henkilöille tai julkiselle ryhmälle. Määritä alaosan Vaihe 2-laatikossa tili, jolle välitetyt viestit lähetetään. Napsauta Seuraava.
- Napsauta Seuraava, ellei haluat määritellä poikkeuksia.
- Anna säännölle nimi ja napsauta Valmis.
Jos yrityksesi ei salli automaattista edelleenlähettämistä, voit yrittää soveltaa ehtoa vaiheessa viisi. Valitse määritetyn tilin kautta ehto ja valitse tili alaosan laatikosta. Huomioi kuitenkin, että sähköpostit välitetään eteenpäin vasta kun ne on vastaanotettu työpöytäasiakasohjelmaan, mikä tarkoittaa että tietokoneesi on oltava päällä ja Outlookin tulee olla avoinna, jotta edelleenlähettäminen toimisi.
Autoarkistointi PST-tiedostoon
Outlook käyttää PST-tiedostopäätettä varmuuskopioita varten. AutoArchive on toiminto, joka voi suorittaa säännöllisesti ja siirtää vanhempia sähköposteja PST-varmuuskopioon, vapauttaen tilaa postilaatikossasi poistamatta sen sisältöä pysyvästi. Sitä voidaan soveltaa koko postilaatikkoon tai tiettyihin kansioihin, jos haluat varmuuskopioida vain joitakin kohteita.
Noudata näitä vaiheita ottaaksesi AutoArchive-käytön käyttöön Outlook 365:ssä:
- Napsauta Tiedosto ja sitten Asetukset.
- Napsauta Lisäasetukset ja sen jälkeen Automaattisen arkistoinnin asetukset.
- Valitse Suorita automaattinen arkistointi joka -vaihtoehto. Määritä kuinka usein haluat automaattisen arkistoinnin suoritettavan.
- Varmista, että Siirrä vanhat kohteet kohteeseen -vaihtoehto on valittu ja napsauta Selaa määrittääksesi PST-tiedoston, jota tulet käyttämään. Voit myös määritellä, kuinka vanhoja kohteiden tulee olla ennen kuin ne arkistoidaan.
- Napsauta Ota nämä asetukset käyttöön kaikissa kansioissa nyt, jos haluat kaikkien kansioiden noudattavan näitä asetuksia.
- Napsauta OK.
Vie/Tuo varmuuskopioita
Manuaalinen sähköpostilaatikkosi vieminen kopioi sen sisällön tiedostoon sen sijaan, että siirtäisi ne kuten AutoArchive tekisi. Tämä mahdollistaa alkuperäisen säilyttämisen sähköpostilaatikossasi samalla kun pidät kopion PST-tiedostossa.
Alla olevat ohjeet opastavat sinua viemään PST-tiedostoon:
- Napsauta Tiedosto.
- Napsauta Avaa ja vie, sitten Tuo/Vie.
- Valitse Vie tiedostoon ja napsauta Seuraava.
- Valitse Outlookin datatiedosto (.pst) ja napsauta Seuraava.
- Valitse kansio, jonka haluat viedä. Napsauta Seuraava.
- Valitse mihin haluat tallentaa tiedoston ja napsauta Valmis.
Poista automaattinen poisto käytöstä
Automaattinen poisto, kun se on käytössä, poistaa automaattisesti kohteita Poistetut kohteet -kansiostasi Outlookista poistuttaessa. Tämä voi olla hankalaa, jos sinun tarvitsee palauttaa jotain Poistetut kohteet -kansiosta ohjelman sulkemisen jälkeen.
Välttääksesi tämän, voit poistaa automaattisen poiston käytöstä täysin. Noudata näitä vaiheita:
- Siirry kohtaan Tiedosto, sitten Asetukset.
- Napsauta Lisäasetukset ja varmista, että Tyhjennä Poistetut kohteet -kansiosta, kun Outlook suljetaan ei ole valittuna. Napsauta OK.
Yhteenveto
Ei ole epäilystäkään siitä, etteikö sinulla olisi joukko tärkeitä sähköposteja, jotka ovat liian arvokkaita hukattavaksi. Jos olet vahingossa poistanut sähköpostin ja tarvitset sen takaisin, voit palauttaa sen tässä artikkelissa esitettyjen menetelmien avulla.
Suosittelemme aloittamaan yksinkertaisella Kumoa-komennolla käyttäen CTRL + Z. Jos se ei auta, tarkista Roskakorisi tai yritä palauttaa poistetut kohteet palvelimelta. Mikäli sinulla on varmuuskopio, voit palauttaa sähköpostin kopion sieltä. Lopuksi, jos sinulla on Office 365 Enterprise -tilaus, saatat pystyä palauttamaan sen käyttäen eDiscovery-toimintoa.
UKK
- Avaa Outlook tietokoneellasi.
- Klikkaa Poistetut-kansiota vasemmassa paneelissa.
- Valitse, mitkä sähköpostit haluat palauttaa. Valitaksesi useita, pidä CTRL-näppäintä pohjassa ja klikkaa jokaista sähköpostia. Klikkaa oikean näppäimen kautta, vie hiiren osoitin kohtaan Siirrä, ja valitse, minne haluat palauttaa sähköpostit.
- Napsauta Kansio, sitten Uusi hakukansio.
- Valitse Vanha posti.
- Napsauta Valitse määrittääksesi etsimäsi kohteiden iän. Etsi postia -valikosta voit määrittää haluatko etsiä pääsähköpostilaatikostasi vai PST-tiedostosta.
- Napsauta OK.
- Napsauta Kansio, sitten Uusi hakukansio.
- Valitse Vanha posti. Napsauta Valitse määritelläksesi haettavien kohteiden iän. Hae postia kohteesta pudotusvalikossa valitse missä haluat hakea.
- Napsauta OK.
- Napsauta avattavan valikon vaihtoehtoa vasemman reunan Poistetut kohteet -kansion kohdalla.
- Napsauta poistettua kansiota hiiren oikealla painikkeella ja valitse Siirrä kansio. Siirrä kansio pois Poistetuista kohteista palauttaaksesi sen.
- Napsauta vasemmassa paneelissa Roskaposti-kansiota.
- Valitse palautettavat sähköpostit. Pidä CTRL-näppäintä painettuna ja napsauta jokaista sähköpostia valitaksesi useita.
- Napsauta hiiren kakkospainikkeella merkittyä sähköpostia ja napsauta Siirrä. Valitse, mihin kansioon haluat siirtää ne.
